 التواصل المكتوب في عالم الأعمال

 بقلم : أشرف عثمان
من أهم نقاط الضعف في معظم المؤسسات المصرية التي لاحظتها هي التواصل المكتوب, للأسف لم نتعلم في مؤسساتنا الدراسية كيفية الكتابة العملية باللغة العربية, فما بالك بالكتابة باللغة الإنجليزية. لهذا السبب قررت أن يكون أول كتاب لي هو عن هذا الموضوع, وكتبت بالفعل كتابا سميته "دليلك الشخصي للكتابة باللغة الإنجليزية".
سأشارككم في هذا المقال إفتتاحية الكتاب سأورد في المقالات التالية أجزاء منه تساعد القارئ على تحسين طريقة كتابته للبريد الإلكتروني, للتقارير, وللعروض ... الخ.
في عالمنا الحديث تتغير العلوم والمنتجات بسرعة لم يشهد لها التاريخ مثيلا, مما يجعل أهم مهارة يتصف بها الإنسان هي مهارة التواصل مع من حوله . فبعد عشر سنوات من الآن ستكون يا عزيزي القارئ في وظيفة مختلفة تمام الاختلاف عما تفعله اليوم, بالتالي فما تعرفه وتتقنه الآن لن يكون ذا نفع لك في ذلك الوقت. لكن مهارة التواصل التي تمتلكها ستكون معك طوال العمر, لهذا السبب أنصح كل من أتعامل معهم بالتركيز على إكتساب أكبر قدر ممكن من القدرة على التواصل مع الغير, سواء كان التواصل مسموعا أو مكتوبا.
موضوع الكتاب هو كيفية التواصل المكتوب في المعاملات التجارية باللغة الإنجليزية لكونها اللغة الأساسية في الأعمال. الجزء المشترك بين جميع وسائل الاتصال المكتوب هو كتابة المادة بطريقة واضحة وموجزة تصل إلى الهدف المنشود وهو إقناع القارئ بما تريده
والحصول على موافقته أو دعمه لفكرتك.
في هذا الكتاب سوف تتعلم كيفية كتابة المواد التي تجذب انتباه القارئ دون حشو أو إضافة, فالوقت المتاح لجذب إنتباه القارئ لا يتعدي ثوانٍ قليلة , وأسطر أقل. فإذا لم تستطع جذب انتباه القارئ سيحدث أمر من اثنين:
الأول إما أنه لن يقرأ ما كتبته أو يؤجل قراءته.
الأمر الثاني الأسوأ وهو أنه سيقفز بين الأسطر محاولا الوصول إلى ما تريد قوله, فينتهي به الأمر إلى فهم ما تريده بطريقة منقوصة أو خاطئة. وما سيحدث بعد ذلك هو سلسلة من المراسلات التي تمثل ما يسمى بـ "مجتمع الطرشان" و تتبادلان المراسلات في نمط غير منتج لك أو له وبالطبع لكل من له مصلحة في الموضوع.
الكتاب مليء بالعديد من الأمثلة العملية وتحليل لما يرد فيها من أخطاء , ثم الطريقة الصحيحة للكتابة, لذلك يُنصح بقراءته كاملا, لأن الفائده تأتي من معرفة مكان الموضوع الذي تحتاجه وقت احتياجك له.
ما الغرض من الكتابة ؟الخطوة الأولى قبل كتابة أي شيء هو أن نفهم الغرض الحقيقي الخاص الذي دعاك لكتابة الرسالة (البريد الإلكتروني أو التقرير أو العرض ... إلخ) فهل تكتب لبيع فكرة أو منتج أو خدمة؟ هل تكتب لإظهار قدرة كتاباتك؟ هل تكتب بهدف نقل المعرفة التقنية الخاصة بك للآخرين حتى يتمكنوا من القيام بما قمت به؟ هل تكتب بغرض إعلام القارئ عن نتائج بحث واكتشاف جديدين ؟ هل تكتب بغرض إثارة وتغيير وجهة نظر القارئ أو رفع وعيه؟
وضوح الغرض الذي تكتب من أجله في ذهنك سيؤدي إلى تبلور الرسالة الأساسية في ذهنك, وبالتالي إلى خروجها على الورق بصورة واضحة للقارئ فتحصل بالتالي على هدفك الذي يجب ألا يغيب عنك أبدا طوال فترة صياغتك للرسالة.
مثلا دعونا نفترض هذا المثال: "أريد أن أثبت أن استخدام آلة تسجيل الوقت بإستخدام بصمة الأصبع يمكن أن تزيد بشكل كبير من إنتاجية الموظفين وأنها ليست مجرد أداة للموارد البشرية لتتبع ساعات عمل الموظفين".
بعد تحديد الغرض الخاص بك يجب عليك بناء وجهة النظر الخاصة بك والتي ستعرضها في رسالتك , والتي ستركز عليها وتتلافى أي شيء لا يخدمها. وجهة نظرك في الكتابة مبنية على الإجابة على الأسئلة ـ أولها ما وجهة نظرك الأساسية ؟ ما هو بالضبط الذي تحاول تحقيقه؟ ما المشكلة التي تحاول حلها؟ من هم القراء الذين تكتب لهم؟ من هم القراء الأساسيون؟
من المهم تخيل القراء الذين تكتب لهم قبل أن تبدأ في الكتابة, فالبعض منهم ليس لديه الوقت ليقرأ ما ستكتبه و يجب أن تكون موجزا فيما تكتبه لهم. البعض الآخر يحتاج لتفاصيل أكثر وإلا غابت عنه النقطة التي تريد توصيلها, بالتالي سيكون من الخطأ كتابة رسالة واحدة لهذين الشخصين, لأنك ستخسر واحدا منهما بدون شك.
هناك نوعان من القراء ستوجه لهما حديثك : النوع الأول هو من سيقوم بفعل ما نتيجة قراءة رسالتك, هذا الفعل سيكون في دائرة اختصاصه والسلطة الممنوحة له. أمثلة على هذا النوع: مديرك المباشر، المدير التنفيذي ، زملاؤك في العمل ، أعضاء الفريق ، العملاء .
بعد معرفة القراء, يجب أن تجيب على الأسئلة التالية: ما توقعاتهم؟ ما هو رد فعلهم المتوقع حيال الرسالة الخاصة بك؟ ما درجة معرفتهم بالموضوع الذي تكتب عنه؟ هل أفكارهم متسقة مع أفكارك, أم ضدها؟ ما دوافعهم؟
بعد ذلك، عليك أن تنظر إلى القراء الثانويون لتقريرك, وهم أي شخص قد يقرأ تقريرك رغم أنك لم توجهه إليه. للأسف ينسى معظم الكتاب هذا الأمر ليجدوا أن كتاباتهم قد تسبب عداوات عملية لا ضرورة لها بسبب عدم مراعاتهم للقراء الثانويين. لمعرفة من يجب أن تكون قادرا على إجابة الأسئلة التالية:
من يمكن أيضا أن تقع هذه الرسالة في يده لأي صفة كانت (للعلم, لأخذ الرأي و المشورة ... الخ)؟ ما هي الآثار التي ستترتب على قراءتهم لرسالتك؟هل من الممكن أن تتسبب رسالتك في التقليل من شأن قارئ ثانوي ؟ وكيف سيؤثر هذا الموقف عليك؟ إن حدث هذا, هل تستطيع تبرير ما كتبته والخروج من الموقف بسلام؟
من المهم عند كتابتك لأفكار تود إقناع القارئ بها أن تعلم درجة قابلية القارئ للمخاطر , وقدرته على قبولها والتعامل معها. فإن كنت تريد موافقة القارئ على منتج جديد , وتعلم أنه حريص أشد الحرص على ألا تحدث أية مشاكل فلابد من أن تذكر " أن المنتج قد تمت تجربته على 10,000 مستهلك دون أية مشاكل, أو أنه تم اختباره في معامل وزارة الصحة و حصل على شهادة XXX .
في الوقت ذاته إن كان القارئ متقبلا للمخاطر , فيمكنك التركيز على دعم الإبتكار وأهمية أبقية التواجد في السبق بمنتجات قويه جديدة لم يطرحها أحد من قبل.
ما كم التفاصيل ونطاق العمل الذي تتحدث عنه؟
أما و قد عرفت كل ما يمكن معرفته عن القارئ أو القراء , يجب عليك تحديد نطاق العمل وقد اعتمدت توافر القراء، إذا ستحتاج إلى التركيز على نطاق العمل وكمية التفاصيل الواجب إدراجها في تقريرك أو رسالتك.
ما طول الرسالة أو التقرير ؟
من المهم أن يتناسب طول الرسالة أو التقرير مع أهمية الموضوع , بالتالي ليس من المعقول أن تكتب تقريرا من 120 صفة على موضوع صغير وغير مهم. السبب هو أن القارئ سيفقد تركيزه واهتمامه . لهذه السبب يجب أن تولي هذه الجزئية الأهمية اللازمة حتى تحصل على مرادك مما تكتبه.
ختاما .. هذه مقدمة فيها شيء من التفاصيل التي تجهز القارئ و المتلقي لمحتويات الكتاب التي راعينا فيها البعد العملي واستخدام العديد من الأمثلة.
جدير بالذكر أن نعلم تماما أن هذا الكتاب ليس مرجعا للغة الإنجليزية ولا يتطرق لقواعد اللغة, فنحن نفترض أن من يكتب لديه إلمام بها, ولكن ينقصه البعد العملي في طريقة الكتابة في مجال الأعمال.
نتمنى أن يلقى قبولكم , ونعدكم بكتب أخرى تثري المحتوى العربي في الفضاء المعرفي
وتؤسس أجيالا مشرفة تحسن التعامل مع تحديات العصر.