التواصل المكتوب .. وأهميته في عالم الأعمال

بقلم : أشرف عثمان
في عالمنا الحديث تتغير العلوم، والمنتجات بسرعة لم يشهد لها التاريخ مثيلا, مما يجعل أهم مهارة يتصف بها الإنسان هي مهارة التواصل مع من حوله . فبعد عشر سنوات من الآن ستكون يا عزيزي القارئ في وظيفة مختلفة تمام الاختلاف عما تفعله اليوم, بالتالي فما تعرفه وتتقنه الآن لن يكون ذا منفعة لك في ذلك الوقت. لكن مهارة التواصل التي تمتلكها ستكون معك طوال العمر, لهذا السبب أنصح كل من أتعامل معهم بالتركيز على اكتساب أكبر قدر ممكن من القدرة على التواصل مع الغير, سواء كان التواصل مسموعا أو مكتوبا.
موضوع المقال هو كيفية التواصل المكتوب في المعاملات التجارية باللغة الإنجليزية لكونها اللغة الأساسية في الأعمال. الجزء المشترك بين جميع وسائل الاتصال المكتوب هو كتابة المادة بطريقة واضحة وموجزة تصل إلى الهدف المنشود وهو إقناع القارئ بما تريده
والحصول على موافقته أو دعمه لفكرتك.
من المهم أن ندرك أهمية كتابة المواد التي تجذب انتباه القارئ دون حشو أو إضافه, فالوقت المتاح لجذب انتباه القارئ لا يتعدى ثوانٍي قليلة, فإن لم تستطع جذب انتباه القارئ سيحدث أمر من اثنين:
إما أنه لن يقرأ ما كتبته أو يؤجل قراءته الأمر الثاني وهو أسوأ , هو أنه سيقفز بين الأسطر محاولا الوصول إلى ما تريد قوله, فينتهي به الأمر إلى فهم ما تريده بطريقة منقوصة أو خاطئة. ما سيحدث بعد ذلك هو سلسلة من المراسلات التي تمثل ما يسمى بـ "مجتمع الطرشان" وتتبادلان المراسلات في نمط غير منتج لك أو له وبالطبع لكل من له مصلحة في الموضوع.
الكتاب مليء بالعديد من الأمثلة العملية وتحليل لما يرد فيها من أخطاء , ثم الطريقة الصحيحة للكتابة, لذلك ينصح بقراءته كاملا, لأن الفائدة تأتي من معرفة مكان الموضوع الذي تحتاجه وقت احتياجك له.
أولا علينا أن نسأل ما هو الغرض من الكتابة ؟ فالخطوة الأولى قبل كتابة أي شيء هو أن نفهم الغرض الحقيقي الخاص الذي دعاك لكتابة الرسالة (البريد الإلكتروني أو التقرير أو العرض, إلخ) ،هل تكتب لبيع فكرة أو منتج أو خدمة؟ هل تكتب لإظهار قدرة كتاباتك؟ هل تكتب بهدف نقل المعرفة التقنية الخاصة بك للآخرين حتى يتمكنوا من القيام بما قمت به؟ هل تكتب بغرض إعلام القارئ عن نتائج بحث واكتشاف جديدين ؟ هل تكتب بغرض إثارة وتغيير وجهة نظر القارئ أو رفع وعيه؟
وضوح الغرض الذي تكتب من أجله في ذهنك سيؤدي إلى تبلور الرسالة الأساسية في ذهنك, وبالتالي الى خروجها على الورق بصورة واضحة للقارئ فتحصل بالتالي على هدفك الذي يجب ألا يغيب عنك أبدا طوال فترة صياغة الرسالة، وفي الأمثلة التالية سردنا أمثلة لأهداف صاغها الكاتب، ووضعها أمامه على الورق قبل أن يبدأ في كتابة رسالته: "أريد أن أثبت أن استخدام آلة تسجيل الوقت باستخدام بصمة الأصبع يمكن أن تزيد بشكل كبير من إنتاجية الموظفين، وأنها ليست مجرد أداة للموارد البشرية لتتبع ساعات عمل الموظفين."، "أريد إقناع الإدارة لزيادة ميزانية البحث والتطوير بنسبة 50٪ وإلا سنواجه خطر نقص الحصة السوقية لمنتجاتنا."،"أريد إظهار قدرات البرنامج الجديد الذي يسجل محتويات الوثائق بطريقة مشفرة بتقنية PDF.
بعد تحديد الغرض الخاص بك يجب عليك بناء وجهة النظر الخاصة بك؛ والتي ستعرضها في رسالتك , والتي ستركز عليها، وتتلافى أي شيء لا يخدمها. وجهة نظرك في الكتابة مبنية على الإجابة على الأسئلة التالية: ما وجهة نظرك الأساسية ؟ ما هو بالضبط الذي تحاول تحقيقه؟ ما المشكلة التي تحاول حلها؟ من القراء الذين تكتب لهم؟ من القراء الأساسيون؟
من المهم تخيل القراء الذين تكتب لهم قبل أن تبدأ في الكتابة , فالبعض منهم ليس لديه الوقت ليقرأ ما ستكتبه، ويجب أن تكون موجزا فيما تكتبه لهم. البعض الآخر يحتاج لتفاصيل أكثر وإلا غابت عنهم النقطة التي تريد توصيلها, بالتالي سيكون من الخطأ كتابة رسالة واحدة لهذين الشخصين, لأنك ستخسر واحدا منهما بدون شك.
هناك نوعان من القراء ستوجه لهم حديثك : النوع الأول هو من سيقوم بفعل نتيجة قراءة رسالتك, هذا الفعل سيكون في دائرة اختصاصه، والسلطة الممنوحة له. أمثلة على هذا النوع: مديرك المباشر ، المدير التنفيذي ، زملاؤك في العمل ، أعضاء الفريق ، العملاء
بعد معرفة القراء, يجب أن تجيب على الأسئلة التالية: ما توقعاتهم؟ ما رد فعلهم المتوقع حيال الرسالة الخاصة بك؟ ما درجة معرفتهم بالموضوع الذي تكتب عنه؟ هل أفكارهم متسقة مع أفكارك, أم ضدها؟ ما دوافعهم؟
بعد ذلك، عليك أن تنظر إلى القراء الثانويين لتقريرك, وهم أي شخص قد يقرأ تقريرك رغم أنك لم توجهه إليه. للأسف ينسى معظم الكتاب هذا الأمر ليجدوا أن كتاباتهم قد تسبب عداوات عملية لا ضرورة لها بسبب عدم مراعاتهم للقراء الثانويين. لمعرفة من هم يجب أن تكون قادرا على إجابة الأسئلة التاليه:
من يمكن أيضا أن تقع هذه الرسالة في يده لأي صفة كانت (للعلم, لأخذ الرأي و المشورة, الخ)؟
ما الآثار التي ستترتب على قراءتهم لرسالتك؟
هل من الممكن أن تتسبب رسالتك في التقليل من شأن قارئ ثانوي ؟ وكيف سيؤثر هذا الموقف عليك؟
إن حدث هذا, هل تستطيع تبرير ما كتبته والخروج من الموقف بسلام؟
من المهم عند كتابتك لأفكار تود إقناع القارئ بها أن تعلم درجة قابلية القارئ للمخاطر , وقدرته على قبولها، والتعامل معها. فإن كنت تريد موافقة القارئ على منتج جديد , وتعلم أنه حريص أشد الحرص على ألا تحدث أية مشاكل فلابد من أن تذكر " أن المنتج قد تمت تجربته على 10,000 مستهلك دون أية مشاكل, أو أنه تم إختباره في معامل وزارة الصحة وحصل على شهادة XXX .
في الوقت ذاته أكان القارئ متقبلا للمخاطر , فيمكنك التركيز على دعم الإبتكار وأهمية أسبقية التواجد في السوق بمنتجات جديدة لم يطرحها أحد من قبل.
ما كم التفاصيل، ونطاق العمل الذي تتحدث عنه؟
أما و قد عرفت كل مايمكن معرفته عن القارئ أو القراء , يجب عليك تحديد نطاق العمل وقد إعتمدت ستوفر القراء، تحتاج إلى التركيز على نطاق العمل و كمية التفاصيل الواجب إدراجها في تقريرك أو رسالتك.
هناك طريقة مبتكرة لتحديد هذا الأمر باستخدام اختصار لعدة أحرف MUSCW والتي تمثل الكلمات التالية:
يجب أن يكون في الرسالة أو التقرير Must Have ، يستحسن أن يكون في الرسالة أو التقرير Should Have ،ممكن أن يكون في الرسالة أو التقرير Could Have ، لن يكون مشمولا في الرساله أو التقرير Won’t Cover ومن المهم أن يتناسب طول الرسالة أو التقرير مع أهمية الموضوع, وبالتالي ليس من المعقول أن تكتب تقريرا من 120 صفحة على موضوع صغير، وغير مهم. السبب هو أن القارئ سيفقد تركيزه
واهتمامه . لهذا السبب يجب أن تولي هذه الجزئية الأهمية اللازمة حتى تحصل على مرادك مما تكتبه.
بإتباع هذه القواعد نصل إلى هدف مهم , وهو إجادة التواصل المكتوب بأي لغه. لا يفوتني أن أذكر أنني بصدد طرح كتاب أرى أنه سيكون أداة مهمة في يد أي إنسان يتعامل باللغة الإنجليزية في مجال عمله. الكتاب باللغة العربية ويحتوي على مئات من الأمثلة لمكاتبات
ووثائق مختلفة نستخدمها يوميا (بريد إلكتروني, خطابات ورسائل, تقارير). نطرح الأمثله
ونحللها ثم نصحح الأخطاء الواردة فيها إلى أن نصل بالقارئ إلى إجادة التواصل العملي المكتوب باللغه الإنجليزية.